Outlook Arama Bozulma ve Dizinleme Problemi

Mail hesaplarının kullanımı arttıkça artık mail aramak ve windowsun dizinleme hizmetinin önemi oldukça arttı. Arama işlemni yapabilmek için gerekli olan dizinleme çalışmasının bazen 1 haftayı bulan sürelerde düzelmesi kullanıcıların aradıkları maili geç bulmalarına ve işlerinde aksaklıklara neden olmaktadır. Outlook programının arama kısmının bozulmaması ve dizinleme konusunda sorun yaşamamak için kullanıcı tarafında aşağıdaki işlemleri yapmak bu sorunla karışılaşmamanız yada daha az karşılaşmanız konusunda size yardımcı olacaktır.  Unutmayınız ki dizinleme sorunları ve aranılan mailin bulunmaması %90 ihtimalle kullanıcının kullanım ihmallerinden kaynaklanmaktadır. Bu nedenle özellikle kullanıcıların bazı hususlara dikkat etmesi gerekir.

Bu problemin çözümünü anlamak için mail sisteminin nasıl çalıştığını anlamakta fayda vardır. Mail programınızı büyük bir kütüphane sistemine benzer. Her gün kütüphaneye yeni kitaplar gelir. Bazen kitaplar ödünç alınır bazende ödünç alınan kitaplar geri getirilir. Sonuç itibariyle kütüphane içinde devamlı bir hareket vardır ve kitapların bir kısmı her gün yer değiştirir. Bu nedenle her gün bu hareket halindeki kitapları düzenleyen kütüphane çalışanları vardır. 

Çözüm Önerileri

1- Kütüphanenizde bulunan dolaplara, raflara isimler verin. Böylece hangi kitap hangi dolap hangi rafta olduğunu rahatlıkla bulabilirsiniz. Bu işlem outlook programında maillerinizi farklı klasörlere konulması ile sağlanır. Tüm maillerin gelen kutusunda saklanması ve gelen kutusunun şişmesi arama ve dizinleme faaliyetlerinizin yavaşlamasına neden olur. Bu nedenle mutlaka gelen kutusu altında klasörler oluşturarak ilgili maillerin o kutulara düşmesini sağlayın. Bu işlemlerin otomatik olması için kurallar hazırlayın. Gelen kutusundaki mail sayınızın 1000 adetten daha az olmasını sağlayın. 

2- Mail kullanımınzı çok yoğun, tecrübeli bir kullanıcı olmanıza rağmen halen problemler yaşıyorsanız o zaman mutlaka eski maillerinizi yıl bazında farklı bir veri dosyası üzerine taşıyın ve maillerinizin geldiği ana veri dosyasındaki mail boyutunuzu düşürün. Outlook programı max 50gb data saklama olanağına sahiptir. Geçmiş yıllara ait mailleri saklayabilmek için mutlaka ikinci yada üçüncü veri tabanı ile mailleri taşıyarak ana veri tabanı boyutunu düşük tutun. 

3- Outlook veri dosyanızı dönemsel olarak onarma ve küçültme işlemi yapın. Bunun için senede 1 defa veri dosyası küçültme işlemi yapın.  Veri Tabanı dosyanızın büyüklüğü ve arşivinizin sağlık yapısına göre bu işlem 30 dk ile 10 saat arasında sürmektedir. Bu işlem sırasında maillerinizi kontrol edemezsiniz.
a.Tutmak istemediğiniz öğeleri silin.
b.Klasör Listesi görünümünü açın. Gezinti Bölmesi'nin altında Klasör Listesi simgesini tıklatın veya CTRL+6 tuşlarına basın.
c.Gezinti Bölmesi'nde Silinmiş Öğeler klasörüsağ tıklatıp "Silinmiş Öğeler" Klasörünü Boşalt'ı tıklatın.
d.Dosya sekmesini tıklatın.
e.Bilgi sekmesinde Hesap Ayarları'nı, ardından da Hesap Ayarları'nı tıklatın.
f.Veri Dosyaları sekmesinde, sıkıştırmak istediğiniz veri dosyasını, ardından da Ayarlar öğesini tıklatın.
e.Şimdi Sıkıştır'ı tıklatın.

4- Toplu şekilde mailleri klasörden klasöe geçirmeyin. Dizinleme ve arama işlemlerinin bozulmasının en başlıca nedenleri arasında toplu mail silme, yada klasör değiştirme işlemi yatmaktadır. Örneğin A klasöründe 1000 adet mail olduğunu var sayalım. Siz bu mailleri A klasöründen alıp B klasörüne taşırsanız tüm outlook dizinlemesi baştan başlar. Bu bağlamda outlook programı veri dosyanızda ki mail sayınız ne kadarsa önce bu maillerin hepsini sayarlar. Sonra da bu mailleri tek tek dolap ve raflara dizinleyerek yerleştirir. Bu işlem veri tabanın büyüklüğüne göre 1 gün ile 10 gün arasında alabilmektedir. Bu dizinleme işlemi sadece outlook programı açıkken çalıştığından düzelmesi zaman alabilmektedir. Hızlı dizinleme için başka bir yöntem olmayıp beklenmesi gerekmektedir. Bu noktada madde 1deki bilgisayarınız ne kadar hızlı ise ve özellikle SSD disk kullanıyorasnız bu süre mümkün olduğunca kısalacaktır.

5- Nadir diskin kafasında oluşan sorunlardan dolayı dizinleme işlemi sağlıklı çalışmaz ve mail bulma ve dizinleme hizmeti devamlı bozulur. Bu tip durumlarda disk kontrolü sağlayıp mümkünse SSD disk kullanıp dizinleme işleminin hızlı yapılması sağlanmalıdır.

6- Mümkün olduğınca yeni bir bilgisayar, yüksek ram ve mutlaka SSD disk kullanın. Hızlı bilgisayar, Yüksek ram ve özellikle SSD teknolojisine sahip disk sizin kütüphaneyi düzenleyen personel sayınızdır. Ne kadar yeni teknoloji kullanırsanız o kadar büyük bir kütüphaneyi hızla düzenler ve yeni aramalarda hızlıca aradığınzı kitabı bulmanızı sağlarsınız. Eğer eski teknoloji ürünler kullanırsanız o zaman kullanılmış kitapların tekrar olması gereken raflara dönmesi zaman alır ve sizin aradığınız maillerin bulunması yavaşlar yada mümkün olmaz.

Give your website a premium touchup with these free WordPress themes using responsive design, seo friendly designs www.bigtheme.net/wordpress